12 Bí kíp lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết hút khách

- 9 Tháng Mười Hai, 2023
12 Bí kíp lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết hút khách

Mô hình kinh doanh quán cà phê đang dần được mở rộng mấy năm gần đây khi mà nhu cầu khách hàng ngày càng tăng. Điều mà các chủ đầu tư quan tâm là làm thế nào để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả, tối ưu chi phí? Dưới đây CONN Design sẽ chia sẻ cho bạn một số bí kíp hay để quán của bạn luôn hút khách.

1. Chuẩn bị kiến thức và kinh nghiệm mở quán cafe

Trước khi quyết định kinh doanh bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào bạn cũng phải hiểu rõ về nó và đặt cho bản thân câu hỏi, cụ thể ở đây là: Biết gì về việc kinh doanh quán cafe? Đồng thời đặt mình vào vị trí khách hàng, liệt kê ra những mong muốn, sở thích của bản thân về một quán cafe.

Do đó khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe, bước đầu tiên cần làm là nâng cao hiểu biết của bạn về các loại cafe, cách pha chế, hương vị của từng loại,…Đây là bước vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong kế hoạch đầu tư thành công. Ngoài ra bạn còn cần nắm chắc về cách pha chế, địa chỉ cung cấp nguyên liệu phù hợp, quản lý nhân lực, quản lý tài chính,…để lên kế hoạch thu thập thông tin.

lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Học tập kinh nghiệm từ các quán cafe mở trước

2. Chuẩn bị vốn và lên kế hoạch tài chính

Vốn là điều kiện cần, quyết định về quy mô và mô hình kinh doanh quán của bạn. Vốn tối thiểu của việc kinh doanh quán cafe là 100 triệu đồng. Bạn phải chắc chắn số vốn chính xác sẵn có, nếu thiếu bạn có thể huy động thêm từ các nguồn như tiền tiết kiệm, vay ngân hàng,… Vốn mở quán cafe có 2 loại chính:

  • Chi phí cho quán gồm: Chi phí mặt bằng, chi phí đầu tư dụng cụ, chi phí nguyên liệu, chi phí thiết kế và thi công,…
  • Chi phí duy trì gồm: Chi phí marketing, nguyên liệu, điện, nước, internet, tiền lương nhân viên,… Khoản này là những chi phí phát sinh trong quá trình vận hành quán.

Để mở quán, bạn cần tính toán kỹ lưỡng các chi phí như thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị, nguyên liệu, nhân công, quảng cáo và các chi phí khác. Sau đó, bạn cộng thêm 3 tháng vốn dự phòng để đảm bảo an toàn tài chính trong giai đoạn khởi nghiệp. Tổng số tiền bạn tính ra chính là tổng vốn đầu tư ban đầu của bạn.

lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Cần dự trù trước kinh phí làm quán cafe

Ngoài nguồn vốn cần bỏ ra thì không thể thiếu được kế hoạch tài chính. Bạn cần được tính toán kỹ lưỡng, cụ thể và trình bày thật chi tiết, rõ ràng. Một số vấn đề cần quan tâm như sau:

  • Chi phí trả lương nhân viên theo tháng, quý, năm 
  • Dự toán doanh thu và chi phí hoạt động trong 1 năm, 2 năm,…
  • Dự toán thu hồi vốn, lãi có thể nhận được sau thu hồi vốn,…

CONN Design có dự kiến một số chi phí cho từng số vốn đầu tư mà bạn có thể tham khảo: 

  • Mức Vốn: 30 triệu
Mục Chi Phí Ước Tính
Mặt bằng (vỉa hè hoặc góc vỉa hè) 0 – 5 triệu
Trang thiết bị (bàn, ghế, ấm đun nước, bát đĩa) 5 – 10 triệu
Nguyên vật liệu (cà phê, đường, sữa, ống hút) 5 – 10 triệu
Quảng cáo và bảng hiệu 2 – 3 triệu
Khóa học pha chế (tùy chọn) 4 – 5 triệu
Dự phòng và chi phí khác 3 – 5 triệu
Tổng Ước Tính 30 triệu
  • Mức Vốn: 50 triệu
Mục Chi Phí Ước Tính
Mặt bằng (khu dân cư) 3 – 5 triệu
Trang thiết bị (bàn, ghế, ấm đun nước, bát đĩa) 10 – 15 triệu
Nguyên vật liệu (cà phê, đường, sữa, ống hút) 10 – 15 triệu
Quảng cáo và bảng hiệu 3 – 4 triệu
Khóa học pha chế (tùy chọn) 4 – 5 triệu
Dự phòng và chi phí khác 5 – 8 triệu
Tổng Ước Tính 50 triệu
  • Mức Vốn: 100 triệu
Mục Chi Phí Ước Tính
Mặt bằng (khu dân cư) 10 – 20 triệu
Trang thiết bị (bàn, ghế, âm thanh, màn hình) 20 – 30 triệu
Nguyên vật liệu (cà phê, đường, sữa, ống hút) 15 – 20 triệu
Khóa học pha chế (tùy chọn) 4 – 5 triệu
Sửa chữa và trang trí quán 40 triệu
Dự phòng và chi phí khác 10 – 20 triệu
Tổng Ước Tính 100 triệu
  • Mức Vốn: 200 triệu
Mục Chi Phí Ước Tính
Mặt bằng (lớn hơn, vị trí đắc địa) 15 – 20 triệu
Trang thiết bị (bàn, ghế, âm thanh, màn hình) 30 – 40 triệu
Nguyên vật liệu (cà phê, đường, sữa, ống hút) 20 – 30 triệu
Sửa chữa và trang trí quán 50 triệu
Dự phòng và chi phí khác 20 – 30 triệu
Tổng Ước Tính 200 triệu
  • Mức Vốn: Trên 300 triệu
Mục Chi Phí Ước Tính
Mặt bằng (rộng rãi, vị trí đắc địa) 30 – 50 triệu
Trang thiết bị (bàn, ghế, âm thanh, màn hình) 50 – 80 triệu
Nguyên vật liệu (cà phê, đường, sữa, ống hút) 30 – 40 triệu
Sửa chữa và trang trí quán 70 – 100 triệu
Dự phòng và chi phí khác 50 – 100 triệu
Tổng Ước Tính Trên 300 triệu

>>>> XEM THÊM: 10+ ý tưởng thiết kế nội thất quán cafe hay ho mới nhất

3. Phân tích thị trường, khách hàng tiềm năng và đối thủ

Nếu bạn muốn thành công trong việc kinh doanh quán cafe thì không thể bỏ qua bước này. 

  • Về thị trường, khách hàng tiềm năng: Bạn phải nghiên cứu thị hiếu, thu nhập, xu hướng,… của người dân trong khu vực và chia các đối tượng thành nhóm. Từ đó xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và xây dựng bảng giá, menu sao cho phù hợp. Bên cạnh đó bạn có thể phát triển một số dịch vụ đi kèm như: tổ chức sinh nhật, trang trí theo yêu cầu,…
  • Về đối thủ cạnh tranh: Khảo sát các quán cafe xung quanh về giá cả, thời gian hoạt động, mức lương nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu,… Từ đó rút ra các lưu ý, kinh nghiệm để cân bằng lại tài chính và hạn chế mắc sai lầm giống họ.
Điểm mạnh

– Sản phẩm/Dịch vụ: Quán cafe có những đặc điểm gì độc đáo và hấp dẫn khách hàng? Menu cà phê có những loại độc đáo hay không?

– Môi trường làm việc: Môi trường quán có sự thoải mái, ấm cúng, và thuận lợi cho gặp gỡ và làm việc không?

– Nguồn nhân lực: Nhân viên có kỹ năng phục vụ tốt và thân thiện không?

– Vị trí: Vị trí quán có thuận lợi, dễ tiếp cận và có nhiều người qua lại không?

Điểm yếu

– Chất lượng sản phẩm/Dịch vụ: Có vấn đề gì về chất lượng cà phê hoặc dịch vụ không?

– Phản hồi khách hàng: Có những đánh giá tiêu cực từ khách hàng không?

– Quản lý: Khả năng quản lý tài chính và nguồn nhân lực như thế nào?

– Marketing: Chiến lược tiếp thị và quảng cáo có hiệu quả không?

Cơ hội

– Xu hướng thị trường: Xu hướng tăng cầu sử dụng cà phê có thể là cơ hội không?

– Kênh truyền thông: Các kênh truyền thông nào có thể giúp quảng bá quán cafe?

– Mở rộng sản phẩm/Dịch vụ: Có cơ hội để mở rộng menu hoặc cung cấp dịch vụ thêm không?

Thách thức

– Đối thủ cạnh tranh: Có quán cafe cạnh tranh mạnh không?

– Thay đổi xu hướng: Có thay đổi về sở thích uống cà phê của khách hàng không?

– Chính sách chính phủ: Có những biến động chính sách liên quan đến quán cafe không?

Mô hình SWOT phân tích điểm mạnh – điểm yếu, cơ hội – thách thức khi kinh doanh

Một số đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường kinh doanh cafe
Một số đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường kinh doanh cafe

>>>> XEM THÊM:   101+ Mẫu thiết kế quán cafe đẹp, chất khơi gợi ý tưởng tuyệt vời

4. Thiết lập mục tiêu và định hướng kinh doanh cho quán

Xác định các mục tiêu một cách rõ ràng cũng là một yếu tố làm nên thành công của bí kíp lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Đề ra các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn không chỉ tạo động lực phấn đấu mà còn giúp bạn có định hướng rõ ràng, tránh những bước đi sai lầm. Đầu tiên bạn phải xây dựng cho quán kế hoạch của quán trong 3 tháng, 6 tháng, 1 năm và các năm tiếp theo, kế hoạch thu hồi vốn, kế hoạch tăng doanh thu,…

Lấy ví dụ về mục tiêu doanh thu: Đây là vấn đề quan trọng cần phải có trong mục tiêu kinh doanh của bạn, cũng là mục tiêu chính của kế hoạch kinh doanh này. Bạn phải có dự kiến để trả lời cho các câu hỏi như:

  • Bao lâu có thể thu hồi vốn? 
  • Sau bao nhiêu lâu thì có lãi? Lãi tối thiểu?
  • Dự kiến doanh số bán ra một ngày, một tuần?
  • Doanh thu và lợi nhuận hàng tháng, hàng năm là bao nhiêu?

Trong từng giai đoạn nhất định bạn sẽ có các mục tiêu kinh doanh khác nhau, từ đó bạn có cơ sở để xây dựng kế hoạch và định hướng đúng cho hoạt động kinh doanh sau này. Bạn có thể sử dụng phương pháp SMART để xây dựng.

>>>> XEM THÊM:  Bảng báo giá thi công nội thất quán cafe chi tiết trọn gói 

5. Chọn cách thiết kế quán cafe

Thông thường, khi đã có ý định mở một quán cafe của riêng mình bạn đã có ý tưởng về mô hình và thiết kế của quán. Nhưng sau quá trình nghiên cứu thị trường và khách hàng sẽ cho bạn hình dung rõ hơn về trang trí quán phù hợp với phong cách hướng tới.

Mỗi quán cà phê có một phong cách decor khác nhau
Mỗi quán cà phê có một phong cách decor khác nhau

Đứng sau hương vị nước uống thì thiết kế của quán cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh. Từ đó giúp bạn giữ chân khách quay lại vào lần sau. Tạo không gian nhẹ nhàng, thư thái, phù hợp với thị yếu nhiều khách hàng sẽ làm họ ấn tượng và quay lại sau này.

Thiết kế quán cafe theo phong cách đơn giản, hiện đại tối ưu chi phí
Thiết kế quán cafe theo phong cách đơn giản, hiện đại tối ưu chi phí

6. Chọn mặt bằng, địa điểm mở quán

Lựa chọn được một mặt bằng đẹp và phù hợp sẽ giúp bạn thành công ⅓ chặng đường kinh doanh. Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe cần có địa điểm kinh doanh cụ thể. Một số nơi được khuyên chọn để bắt đầu việc kinh doanh như: Siêu thị, trung tâm thương mại, gần trường học, khu công nghiệp,… đó là những nơi có đông người qua lại.

Mặt khác, việc chọn địa điểm kinh doanh mất rất nhiều thời gian, có thể nói là khâu lâu nhất trong cả kế hoạch. Trước khi bắt đầu kinh doanh bạn phải đi tham khảo nhiều nơi để quan sát, nghiên cứu số lượng người qua lại, xem xét vị trí đó có cảnh đẹp không, chỗ để xe thuận tiện hay không,…

Quán cafe mở trên mặt bằng có 2 mặt tiền
Quán cafe mở trên mặt bằng có 2 mặt tiền

>>>> XEM THÊM:  mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Cách kinh doanh quán cafe

7. Mua sắm nội thất và decor quán

Việc mua sắm và trang trí nội thất là vô cùng quan trọng giúp tạo không gian thu hút, thoải mái cho khách hàng. Bạn nên chọn bàn ghế, kệ, đèn,… dựa trên phong cách và màu sắc định hướng từ ban đầu. Có thể lựa chọn thêm các vật dụng trang trí khác như tranh treo tường và cây cảnh để tạo điểm nhấn và gây ấn tượng cho không gian quán.

Đồ dùng nội thất cần phải có chất lượng tốt ,tạo được sự thoải mái cho khách hàng và có thể dễ dàng di chuyển, thay đổi.Bên cạnh đó cần đảm bảo các đồ dùng trang trí hài hòa với nhau để tạo không gian thống nhất và hấp dẫn.

Thiết kế không gian quán ấm áp, thư giãn
Thiết kế không gian quán ấm áp, thư giãn

8. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và lên kế hoạch mua 

Trong các bước lập kế hoạch đầu tư kinh doanh quán cafe, bạn cần cân nhắc và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Giá cả và hoạt động kinh doanh bị tác động rất lớn bởi các nhà cung cấp nếu bạn lựa chọn sai hay có kế hoạch mua hàng không phù hợp. Vì vậy, đây là bước không thể bỏ qua và cần được xem xét kỹ lưỡng.

8.1. Lựa chọn nhà cung cấp

  • Nguyên liệu của nhà cung cấp chất lượng sẽ đảm bảo hương vị thức uống của bạn. Lựa chọn nhà cung cấp có tính ổn định và uy tín bạn không chỉ nhận được chất lượng mà còn sự ổn định của cả quá trình kinh doanh. 
  • Chất lượng, sạch sẽ và sức khỏe của khách hàng luôn là ưu tiên, bạn không nên ham lợi nhuận bất chấp mua các nguyên liệu rẻ tiền, không đảm bảo chất lượng. Phải lựa chọn nhà cung cấp có địa chỉ uy tín, đảm bảo sạch, nguồn gốc rõ ràng.
  • Bên cạnh nguyên liệu pha chế thì máy móc, thiết bị cũng góp phần vô cùng lớn để tạo nên món đồ uống thơm ngon, chuẩn vị, nó còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sức lao động. Do đó bạn nên lựa chọn nhà cung cấp chất lượng, phù hợp với nhu cầu của quán.

8.2. Kế hoạch mua hàng 

Dựa trên doanh số bán hàng bạn có thể xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể cho quán. Tránh trường hợp thiếu hụt nguyên liệu làm giảm doanh thu. Bên cạnh đó bạn cũng phải nhạy bén với các thay đổi của thị trường để có cách điều chỉnh kế hoạch một cách hợp lý nhất. 

Gian hàng của nhà cung cấp nguyên liệu pha chế
Gian hàng của nhà cung cấp nguyên liệu pha chế

>>>> XEM THÊM:  12 bước mở quán cafe cho người mới bắt đầu đơn giản, chi tiết

9. Lên chiến lược marketing PR quán

Để quán cafe của bạn có thật nhiều người biết tới thì không thể bỏ qua hoạt động marketing và PR cho quán. Vì vậy cần xây dựng kế hoạch marketing cụ thể và chi tiết trong từng giai đoạn phát triển của quán. Bạn sẽ phải xác định kênh marketing chủ lực và thông điệp ý nghĩa bạn muốn gửi tới khách hàng. Ngoài ra có thể sử dụng chiến lược giá ưu đãi, chương trình khuyến mãi,…

Phát tờ rơi, chạy quảng cáo trên mạng xã hội, tặng vouchers, khuyến mãi các dịp đặc biệt,…là các hình thức marketing được sử dụng phổ biến mấy năm gần đây. Nếu quán cafe của bạn hoạt động tốt, có kinh phí lớn hơn, bạn có thể lựa chọn quảng cáo qua báo mạng, tổ chức sự kiện,…

Dịch vụ tổ chức sự kiện tại quán cafe
Dịch vụ tổ chức sự kiện tại quán cafe

10. Xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng 

Khi xây dựng một kịch bản chăm sóc khách hàng bài bản sẽ giúp bộ bí kíp lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hút khách hiệu quả hơn. Việc xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng sẽ giúp bạn giữ chân khách tốt hơn và còn thu hút thêm nhiều vị khách mới. Dưới đây chúng tôi chia sẻ một số kịch bản giúp bạn giữ chân khách hàng:

10.1. Tạo ấn tượng ban đầu:

  • Các cụ ngày xưa đã có câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, khi có khách mới đến quán nhân viên nên chào đón họ bằng một nụ cười và lời chào nồng hậu.
  • Hỏi về sở thích của khách và tư vấn các thức uống phù hợp.
  • Đào tạo nhân viên để họ luôn lịch sự, hỗ trợ và tôn trọng khách hàng.
  • Chăm sóc, giữ gìn không gian quán luôn sạch sẽ, thoáng mát.

10.2. Giữ liên lạc và gửi thông báo khuyến mãi:

  • Tổ chức các hoạt động, sự kiện tại quán để tạo cơ hội gặp gỡ và nâng cao mối quan hệ với khách hàng.
  • Gửi tin nhắn thông báo về sự kiện khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thông qua email hoặc tin nhắn SMS.
  • Tạo thẻ thành viên hoặc các thẻ tích điểm cho khách hàng thường xuyên.
Nhân viên thân thiện phục vụ khách hàng
Nhân viên thân thiện phục vụ khách hàng

11. Trang bị kiến thức quản lý trên phần mềm

Sử dụng phần mềm trong quản lý quán cafe là một cách hiệu quả để cải thiện hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Phần mềm là trợ thủ đắc lực giúp quán của bạn có thể sắp xếp bàn nhanh cho khách, phục vụ nhanh, chuyên nghiệp, giảm thiểu nhầm lẫn khi order và quản lý doanh số, doanh thu. Bạn có thể sử dụng một số ứng dụng miễn phí hoặc có thể đăng ký mua ứng dụng thông qua các trang web để việc quản lý thuận tiện hơn.

Ứng dụng công nghệ trong thanh toán và quản lý quán cafe
Ứng dụng công nghệ trong thanh toán và quản lý quán cafe

12. Hoàn tất các thủ tục pháp lý

Để đảm bảo quá trình kinh doanh một cách ổn định và chắc chắn bạn kinh doanh hoàn toàn hợp pháp thì bạn cần hoàn thành một số giấy tờ pháp lý sau:

  • Giấy phép đăng ký kinh doanh.
  • Giấy phép an toàn vệ sinh sinh thực phẩm.
  • Nộp các loại thuế: Thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng.
Hợp pháp hóa một số giấy tờ pháp lý trước khi lập kinh doanh quán
Hợp pháp hóa một số giấy tờ pháp lý trước khi lập kinh doanh quán

Trên đây là thông tin chi tiết về bí kíp lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết. Các bước lập kế hoạch trên đây đã được kiểm chứng thực hiện nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm thực hiện. Nếu bạn cần được tư vấn thêm về mô hình quán vui lòng liên hệ chúng tôi tại: https://conndesign.vn. CONN Design chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế nội thất để cho ra những mô hình kinh doanh ấn tượng và thành công nhất. Đồng thời, bạn có tham khảo các dự án thiết kế, thi công quán cafe đẹp bắt kịp xu hướng thời đại của CONN Design ngay nhé. 

Đơn vị thiết kế thi công nội thất chuyên nghiệp CONN Design
Đơn vị thiết kế thi công nội thất chuyên nghiệp CONN Design
Quy trình thiết kế nội thất tại CONN Design
Quy trình thiết kế nội thất tại CONN Design
Quy trình thi công nội thất tại CONN Design
Quy trình thi công nội thất tại CONN Design

Tôi là Trang, Founder của CONN Design - công ty chuyên thiết kế và thi công không gian kinh doanh. Tôi tốt nghiệp trường đại học Kiến Trúc thành phố Hồ Chí Minh và đam mê ngành thiết kế từ nhỏ. Tôi luôn mong muốn tạo ra những không gian đẹp, tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Tôi tin rằng thiết kế là một ngôn ngữ không lời để thể hiện cá tính và giá trị của con người. Một câu châm ngôn về thiết kế mà tôi thích là: "Thiết kế không chỉ là những gì bạn nhìn thấy, mà còn là những gì bạn cảm nhận."

Trần Thị Hồng Trang

KHÁM PHÁ

x

    • 1

      Step 3

    • 2

    • 3

    1/3

    Step 3

    Thông tin của bạn

    Hoặc chọn thời gian sau:

    Phong cách thiết kế bạn yêu thích?

    Loại hình công trình của bạn?