Việc tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng là điều cần thiết để tạo ra một không gian làm việc thoải mái, hiệu quả và thân thiện với môi trường. Vậy các tiêu chuẩn cụ thể trong thiết kế văn phòng là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây của CONN Design ngay nhé!
>>>> ĐỌC THÊM: Thiết kế thi công nội thất văn phòng trọn gói giá tốt 2025
1. Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng đối với từng không gian
Một văn phòng thường bao gồm nhiều khu vực khác nhau. Trong đó, mỗi khu vực lại có từng yêu cầu và tiêu chuẩn riêng về thiết kế. Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản cho các không gian phổ biến trong văn phòng.
1.1 Tiêu chuẩn chung
Khi thiết kế văn phòng làm việc, từ việc lựa chọn màu sắc, ánh sáng, bố trí không gian đến việc ứng dụng công nghệ. Tất cả các điều trên đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng để tạo nên một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể, tùy theo số lượng nhân viên, diện tích văn phòng được chia làm 3 mức sau:
|
Quy mô phòng |
Tiêu chuẩn diện tích |
|
Trung bình – vừa đủ |
5 – 6 m2/người |
| Tiết kiệm diện tích và chi phí |
3 – 4 m2/người |
| Tiêu chuẩn |
7 – 10m2/người |
1.2 Khu vực làm việc
Đây là nơi mà nhân viên dành phần lớn thời gian của mình trong ngày. Vì vậy, thiết kế khu vực này cần đảm bảo sự thoải mái, hiệu quả và tính riêng tư. Bạn có thể tham khảo cụ thể các tiêu chuẩn thiết kế khu vực làm việc qua bảng dưới đây:
|
Kiểu nhân viên |
Loại hình công việc | Tiêu chuẩn diện tích |
|
Cố định |
Làm việc toàn thời gian tại văn phòng, cần có không gian để máy tính, tủ đựng đồ,… |
|
|
Linh hoạt |
Chỉ làm việc trong văn phòng khoảng 40% trong ngày. Chỗ làm việc cần rộng rãi, thông thoáng, thuận tiện cho việc di chuyển |
Tối đa 3m2/ người |
| Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định |
Thường xuyên di chuyển, không cần chỗ ngồi cố định trong văn phòng. Thường chỉ ở trong văn phòng một thời gian ngắn để gặp mặt, thảo luận dự án. |
Tối đa 1,5m2/người |
1.3 Phòng lãnh đạo
Là nơi làm việc chính của các lãnh đạo trong công ty. Do đó thiết kế phòng lãnh đạo cần sự riêng tư, cách âm, thoải mái nhất nhưng không được lớn hơn phòng làm việc của nhân viên, cụ thể:
- Phòng giám đốc, CEO: Tối đa 25m2/người.
- Phòng quản lý: Tối đa 18 – 20m2/người.
>>>> ĐỌC THÊM: 9+ phong cách thiết kếvăn phòng đẹp, cập nhật xu hướng 2024
1.4 Phòng lễ tân, tiền sảnh
Phòng lễ tân là bộ mặt của công ty, do đó không gian khu vực này cần tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng, đối tác. Trong tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, khu vực lễ tân cần tạo điều kiện thuận lợi nhất để tiếp đón, hướng dẫn khách hàng. Bên cạnh đó, khu vực này cũng cần phản ánh văn hóa, giá trị và phong cách của công ty một cách rõ ràng.
Tùy theo diển tích tổng thể của cả công ty, khu vực lễ tân sẽ được thi công theo tiêu chuẩn trung bình 10m2 – 20m2. Đảm bảo các tiêu chuẩn thiết kế khu vực lễ tân, tiền sảnh sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và góp phần vào thành công của doanh nghiệp trong việc xây dựng hình ảnh.
1.5 Phòng họp
Cuối cùng, phòng họp không gian quan trọng, thường xuyên được sử dụng trong các buổi họp mặt của công ty. Do đó, không gian phòng họp cần được thiết kế thông thoáng, tối ưu, được cách âm và trang bị đầy đủ tiện nghi cần thiết. Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp như sau:
|
Quy mô phòng |
Tiêu chuẩn diện tích |
|
Phòng họp 4 |
7,5 m2 – 8m2 |
|
Phòng họp 8 |
15m2 |
| Phòng họp 12 |
20m2 |
| Phòng họp 20 |
40 m2 |
| Phòng họp 100 |
80m2 – 100m2 |
>>>> ĐỌC THÊM: Top 8 loại vật liệu trong thiết kế văn phòng bền vững, và hiệu quả
2. Tầm quan trọng của tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng không chỉ đơn thuần là một yêu cầu mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể, các lợi ích khi thiết kế văn phòng đạt chuẩn bao gồm:
- Tăng năng suất làm việc: Thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn đảm bảo mỗi khu vực được sử dụng đúng mục đích và chức năng cụ thể. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho từng bộ phận.
- Tối ưu diện tích: Các tiêu chuẩn thiết kế chú trọng đến việc tối ưu hóa diện tích sử dụng mà không làm giảm đi sự thoải mái và tiện nghi. Thiết kế thông minh còn giúp tạo ra các khu vực làm việc cá nhân và nhóm một cách hiệu quả, tận dụng tối đa mọi khoảng không gian có sẵn.
- Tạo hình ảnh và thương hiệu chuyên nghiệp: Một không gian văn phòng được thiết kế chuyên nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn sẽ tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp. Điều này có thể giúp thu hút khách hàng và đối tác kinh doanh tiềm năng.
- Tiết Kiệm Chi Phí cho doanh nghiệp: Áp dụng các tiêu chuẩn giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu và công nghệ. Các tiêu chuẩn còn giúp dự đoán và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn trong suốt quá trình thi công và sử dụng, từ đó tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp
>>>> ĐỌC THÊM: Báo giá thiết kế nội thất văn phòng uy tín, giá tốt tại TP HCM
3. Quy trình xây dựng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng chuyên nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng là thu thập thông tin và yêu cầu từ các bộ phận liên quan trong công ty. Điều này bao gồm việc tìm hiểu về số lượng nhân viên, nhu cầu về không gian làm việc, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi và các yêu cầu khác, Cụ thể:
3.1 Định rõ diện tích từng khu vực
Việc định rõ diện tích từng khu vực trong văn phòng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả trong công việc. Điều này giúp cho việc bố trí nội thất, sắp xếp không gian làm việc hợp lý, tạo ra môi trường làm việc khoa học và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi định rõ diện tích từng khu vực:
- Khu vực làm việc cá nhân: Để đảm bảo nhân viên có không gian làm việc riêng tư và thoải mái, cần định rõ diện tích cho mỗi khu vực làm việc cá nhân. Khu vực làm việc cá nhân cần ít nhất 4m2 cho mỗi nhân viên, bao gồm không gian để đặt bàn làm việc, ghế và tủ đựng tài liệu.
- Khu vực làm việc của ban lãnh đạo: Cần có diện tích khoảng 25m2 nhưng không được lớn hơn diện tích làm việc của nhân viên. Phòng lãnh đạo cũng cần đảm bảo sự riêng tư, cách âm, thuận tiện để họp bàn với đối tác.
- Phòng họp: Diện tích của phòng họp phụ thuộc vào số lượng người tham gia. Tuy nhiên, cần tính toán ít nhất 2m2 cho mỗi người để đảm bảo không gian thoải mái và hiệu quả trong các cuộc họp.
- Khu vực nghỉ ngơi và giải trí: Khu vực nghỉ ngơi cần có đủ diện tích để nhân viên có thể thư giãn và nạp năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng. Nên tính toán ít nhất 10m2 cho mỗi 50 nhân viên để đảm bảo không gian thoải mái và tiện ích.
3.2 Xác định kích thước nội thất và thiết bị
Đồ nội thất cũng cần đáp ứng theo các tiêu chuẩn cụ thể trong thiết kế văn phòng. Bạn nên chỉ sử dụng những đồ nội thất phù hợp với diện tích của phòng làm việc. Cụ thể, các nguyên tắc cơ bản khi xác định kích thước nội thất văn phòng bao gồm:
- Bàn làm việc: Kích thước của bàn làm việc cần phải đủ lớn để đặt máy tính, tài liệu và các vật dụng cá nhân khác. Nên tính toán ít nhất 1m2 cho mỗi bàn làm việc để đảm bảo không gian làm việc thoải mái.
- Ghế làm việc: Ghế làm việc cần phải ergonomics để hỗ trợ sức khỏe và thoải mái cho nhân viên. Nên chọn ghế có thể điều chỉnh chiều cao, tựa lưng và đệm ngồi để phòng tránh đau lưng và mỏi cổ.
- Tủ đựng tài liệu: Kích thước của tủ đựng tài liệu cũng cần phải phù hợp với không gian làm việc và nhu cầu lưu trữ của nhân viên. Nên tính toán đúng diện tích để đảm bảo không gian gọn gàng và tiện lợi.
- Các thiết bị văn phòng: Nên sử dụng các loại máy chiếu, máy in, máy photocopy gắn tường và có kích thước phù hợp với diện tích văn phòng. Bạn cũng nên bố trí các loại thiết bị này vào các góc của văn phòng, vừa để tăng tính thẩm mỹ, vừa để tối ưu diện tích không gian.
>>>> ĐỌC THÊM: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng đạt chuẩn bạn nên biết
3.3 Quyết định thiết kế không gian mở hoặc vách ngăn
Một trong những quyết định quan trọng trong tiêu chuẩn thiết kế văn phòng là lựa chọn giữa không gian mở hay vách ngăn. Việc quyết định giữa không gian mở và vách ngăn cần phải dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của công ty để đảm bảo rằng không gian văn phòng đáp ứng đúng yêu cầu, cụ thể:
3.3.1 Thiết kế không gian mở
Ưu điểm:
- Tăng cường sự cộng tác và giao tiếp: Không gian mở thúc đẩy sự tương tác giữa các nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ ý tưởng, giải quyết vấn đề chung.
- Cải thiện tinh thần làm việc: Bầu không khí cởi mở và năng động góp phần nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, tạo cảm giác thoải mái và năng suất.
- Tối ưu hóa không gian: Không gian mở giúp tối đa hóa diện tích sử dụng, tiết kiệm chi phí cho việc xây dựng và bảo trì.
- Giảm chi phí: Việc sử dụng ít vách ngăn hơn giúp tiết kiệm chi phí thiết kế, xây dựng và vận hành.
Nhược điểm:
- Thiếu sự riêng tư: Không gian mở có thể gây khó khăn cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ hoặc các cuộc họp riêng tư.
- Tăng tiếng ồn: Sự tương tác và giao tiếp thường xuyên có thể dẫn đến tình trạng tiếng ồn, gây mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
- Giảm khả năng tập trung: Không gian mở có thể gây mất tập trung do sự xáo trộn thường xuyên từ các hoạt động của đồng nghiệp.
- Khó khăn trong quản lý: Việc quản lý nhân viên và đảm bảo hiệu quả làm việc trong không gian mở có thể khó khăn hơn.
3.3.2 Thiết kế vách ngăn
Ưu điểm:
- Tạo sự riêng tư: Vách ngăn cung cấp không gian riêng tư cho nhân viên, giúp họ tập trung làm việc hiệu quả hơn.
- Giảm tiếng ồn: Vách ngăn đóng vai trò như một bức tường âm thanh, giảm tiếng ồn từ các khu vực khác trong văn phòng, tạo không gian yên tĩnh và thoải mái hơn.
- Tăng khả năng tập trung: Không gian riêng tư giúp nhân viên tập trung vào công việc, giảm thiểu sự xáo trộn từ các yếu tố bên ngoài.
- Dễ dàng quản lý: Vách ngăn giúp phân chia không gian làm việc rõ ràng, dễ dàng quản lý và kiểm soát dòng người.
Nhược điểm:
- Giảm sự cộng tác: Vách ngăn có thể tạo cảm giác tách biệt, hạn chế sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên.
- Giảm tinh thần làm việc: Không gian kín có thể tạo cảm giác bí bách, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
- Tốn chi phí: Việc sử dụng vách ngăn có thể khiến chi phí thiết kế, xây dựng và vận hành cao hơn so với không gian mở.
- Hạn chế tối ưu hóa không gian: Vách ngăn có thể khiến diện tích sử dụng bị hạn chế hơn so với không gian mở.
3.4 Bảo đảm tiêu chuẩn về ánh sáng và thông gió
Ánh sáng và thông gió là hai yếu tố quan trọng trong tiêu chuẩn thiết kế văn phòng để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả. Dưới đây là một số tiêu chuẩn cơ bản về ánh sáng và thông gió trong văn phòng:
Ánh sáng
- Ánh sáng tự nhiên: Cần có đủ ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ để giảm mỏi mắt và tăng năng suất làm việc. Nếu không đủ ánh sáng tự nhiên, cần sử dụng ánh sáng nhân tạo phù hợp.
- Ánh sáng màu: Chọn ánh sáng có màu sắc tự nhiên để giúp tạo cảm giác thoải mái và tăng sự tập trung.
Thông gió
- Hệ thống thông gió: Cần có hệ thống thông gió hiệu quả để đảm bảo không khí trong văn phòng luôn trong lành và tươi mới.
- Kiểm soát nhiệt độ: Ngoài thông gió, cần có hệ thống điều chỉnh nhiệt độ như điều hòa, máy lạnh, quạt trần,.. để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.
Ánh sáng và hệ thống thông gió tốt góp phần tạo nên một không gian làm việc thoải mái, thúc đẩy sự tập trung và sáng tạo, đồng thời giảm thiểu tình trạng mệt mỏi và căng thẳng cho người lao động. Bên cạnh đó, một môi trường làm việc sáng sủa, thoáng đãng cũng tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng và đối tác, thể hiện sự chuyên nghiệp và năng động của doanh nghiệp.
>>>> ĐỌC THÊM: Các cách bố trí không gian văn phòng được ưa chuộng hiện nay
3.5 Tiêu chuẩn an toàn trong thiết kế văn phòng
Cuối cùng, tiêu chuẩn an toàn là một phần không thể thiếu trong bất cứ văn phòng nào. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn trong thiết kế văn phòng không chỉ giúp bảo vệ nhân viên và tài sản mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp, cụ thể:
Hệ thống chữa cháy
- Cài đặt bộ chữa cháy: Cần cài đặt đầy đủ bộ chữa cháy, báo cháy và hệ thống sprinkler để đảm bảo sự an toàn trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn.
- Huấn luyện nhân viên: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng thiết bị chữa cháy và kế hoạch sơ tán trong trường hợp khẩn cấp.
An ninh
- Hệ thống camera an ninh: Cần cài đặt hệ thống camera an ninh để giám sát và bảo vệ tài sản của công ty.
- Kiểm soát ra vào: Sử dụng hệ thống kiểm soát ra vào để hạn chế người lạ vào văn phòng và bảo vệ thông tin quan trọng.
Sự an toàn về môi trường
- Kiểm soát độ ẩm và ô nhiễm: Đảm bảo rằng môi trường làm việc không bị ảnh hưởng bởi độ ẩm cao, ô nhiễm không khí và các yếu tố khác có thể gây hại cho sức khỏe của nhân viên.
- Tuân thủ các quy định về an toàn lao động: Đảm bảo rằng văn phòng tuân thủ đúng các quy định về an toàn lao động để bảo vệ sức khỏe và tính mạng của nhân viên.
>>> ĐỌC THÊM:
- 35+ mẫu thiết kế văn phòng 40m2 tối ưu không gian làm việc
- 40+ mẫu thiết kế văn phòng sáng tạo kích hoạt ý tưởng hay
4. Kinh nghiệm xác định tiêu chuẩn đúng để thiết kế văn phòng
Để thiết kế một văn phòng phù hợp, bạn cần hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp, nhu cầu của nhân viên, và đặc biệt là các đặc điểm của không gian làm việc. Việc lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng không gian, nâng cao sự chuyên nghiệp và tạo động lực cho nhân viên, cụ thể:
- Lắng nghe ý kiến của nhân viên: Nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm việc, vì vậy việc lắng nghe ý kiến và phản hồi từ họ là rất quan trọng để xác định đúng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng.
- Tìm hiểu về xu hướng thiết kế: Theo dõi và tìm hiểu về các xu hướng thiết kế văn phòng mới nhất để áp dụng vào quy trình thiết kế của công ty.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu cần, có thể tìm đến sự tư vấn từ các chuyên gia về thiết kế văn phòng để đảm bảo rằng tiêu chuẩn thiết kế được xác định đúng và chuyên nghiệp.
- Xác định ngân sách: Ngân sách là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và chất lượng của văn phòng. Xác định rõ ràng ngân sách cho phép giúp bạn lựa chọn vật liệu, nội thất, và dịch vụ thiết kế phù hợp.
- Lưu ý đến yếu tố phong thủy: Phong thủy đóng vai trò quan trọng trong văn hóa Việt Nam. Nên xem xét yếu tố này trong quá trình thiết kế để tạo ra không gian làm việc hài hòa và thu hút may mắn, thịnh vượng.
Việc xây dựng một môi trường làm việc theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện với môi trường. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm trong việc thiết kế văn phòng làm việc của mình, hãy liên hệ ngay với Công ty thiết kế nội thất văn phòng tại TPHCM CONN Design để được tư vấn nhanh chóng nhất nhé!
